Hoe ga je om met wanbetalers?

Wanbetalers

Wanbetalers. Als bedrijf bestaat er niets vervelender als een klant niet op tijd een factuur betaald. Één wanbetaler kan al voor een hoop ellende zorgen. Hoe ga je hier nou eigenlijk mee om? Hoe kun je het best ermee omgaan? En hoe zou je het eventueel kunnen voorkomen? In dit artikel leggen we al deze vragen uit. 

Wat is nou eigenlijk een wanbetaler? 

Een wanbetaler is iemand of een bedrijf die gebruikt maar van een dienst of product zonder daarvoor te betalen. Een niet betaler is een wanbetaler.

Maar wanneer is iemand nou een ''wanbetaler''?.

Er is geen echte grens gesteld voor wanneer iemand nou een wanbetaler is. Dit hangt af van de perceptie van de schuldeiser. Als je 1 dag te laat betaald ben je niet gelijk een wanbetaler. 

Wat te doen bij wanbetalers

Stap 1. De klant bellen en/of een betalingsherinnering sturen

Stap 2. Een aanmaning sturen

Stap 3. Is de factuur na de aanmaning nog niet betaald dan volgt er een incasso

Ga niet gelijk juridische stappen ondernemen of een incassobureau inschakelen. Je kan veel meer dan je denkt zelf doen. Een factuur kan namelijk over het hoofd gezien worden, kwijtgeraakt zijn of vergeten worden. Daarom moet je er gelijk boven op zitten door de wanbetalers te bellen. Dan kan er een eventuele betalingsregeling worden voorgesteld. Wordt er geen gehoor gegeven aan de betalingsherinneringen of telefoontjes? Schakel dan wel een incassobureau in. 

Betalingsherinnering

Een factuur moet, tenzij anders overeengekomen, binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen voldaan zijn. Check ook even of de vervaldatum duidelijk op het factuur staan. Zijn de 30 dagen verstreken en is de betaling nog niet voldaan kan je eventueel de klant bellen/mailen en vragen waarom de betaling nog niet is voldaan. Het kan namelijk ook voorkomen dat de debiteur betalingsproblemen heeft. Spreek dan samen een betalingsregeling af. 

De eerste betalingsherinnering sturen. 

Je factuur wordt niet voldaan binnen de 30 dagen. In plaats van bellen kan je ook eerst een betalingsherinnering mailen. Wees creatief! Je kan informeel of formeel iets sturen. Zometeen bespreken we wat er in moet staan in een herinneringsfactuur.

TIP: Op facturi.nl kan je automatisch een betalingsherinnering laten sturen.

Als de betalingsherinnering die je de eerste keer hebt verstuurd nog niet wordt betaald kan je als volgende stap nog een tweede betalingsherinnering sturen. Deze tweede betalingsherinnering kan je wat dringender van toon maken. 

Zorg ervoor dat je als ondernemer goed bent voorbereid. Een goed debiteurenbeheer voorkomt dat jou klanten te laat betalen. Een debiteurenbeheer zijn alle activiteiten die ervoor zorgen dat jouw klanten de openstaande facturen alsnog (op tijd) betalen.

Als je als ondernemer een betalingstermijn van 14 dagen hanteert kan je natuurlijk niet pas een maand later checken of het wel betaald is. Daarom is het zeker van belang om ook de debiteurenadministratie bij te houden. Hierin kan je precies zien wat, hoeveel en voor welke datum er betaald dient te worden.

Betalingsherinnering maken en versturen

Wat moet er eigenlijk in de betalingsherinnering staan?

1. Het factuurnummer

2. De vervaldatum

3. Het te betalen bedrag

4. Klantnummer / ordernummer

5. Het betalingstermijn

Vermeld nooit op een betalingsherinnering dat het een ''2e herinnering'' is. Mensen gaan vaak te makkelijk denken, en denken dan ''Ah joh ik wacht wel op de 3e herinnering''. Dit is natuurlijk niet de bedoeling. Vermeld het daarom als ''Laatste herinnering'', dit komt veel dringender over. Dit geldt ook voor ''2e aanmaning'' vermeld dit als ''Laatste aanmaning''.

Een aanmaning sturen

Heb je al twee keer aan toe een betalingsherinnering gestuurd en is er nog steeds geen betaling voldaan en het betalingstermijn is overschreden? Dan kan je naar de volgende stap gaan, een incasso sturen. Want het maakt niet uit hoe hard je werkt er zullen altijd mensen blijven die niet betalen. 

''Aanmaning om iemand te bewegen een verbintenis na te komen. Vaak wordt de wederpartij in de sommatie ook in gebreke gesteld. Als hij dan niet zijn verplichting nakomt raakt hij in verzuim.''

Dus een sommatie, ook wel in gebreke gesteld worden, is een laatste schriftelijke aanmaning waarbij de schuldenaar een redelijk termijn wordt gesteld om alsnog zijn betaling te voldoen. Doet de schuldenaar dit niet raakt hij/zij in verzuim.

Wel moet je rekening houden of de schuldenaar een particulier is of een (zakelijke) ondernemer. 

Is de schuldenaar een particulier dan heeft diegene wettelijk gezien nog 1 keer de mogelijkheid na ontvangst van de laatste sommatiebrief binnen 14 dagen, zonder kosten, de factuur te betalen. De eerste dag begint 1 dag NA het versturen van de sommatiebrief. Vanaf dat moment kun je ervan uitgaan dat de sommatiebrief is ontvangen. 

Is de schuldenaar een (zakelijke) ondernemer dan geldt er een termijn van 5 dagen in plaats van de 14 dagen die een particulier krijgt. Met de sommatiebrief stel je de schuldenaar in gebreke. Wordt er na de 5 dagen nog niet betaald dan kun je de onbetaalde factuur ter incasso uit handen geven.

Je mag het bedrag aan incassokosten vermelden in de sommatiebrief. 

Tot €2500 euro zijn de incassokosten 15%. Is het bedrag hoger, dan geldt over het meerdere 10%. Hoe hoger het bedrag wordt, hoe lager het percentage van de incassokosten.

- 15% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de eerste €2500 van de vordering.

- 10% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende €2500 van de vordering.

- 5% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende €5000 van de vordering.

- 1% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende €190.000 van de vordering.

- 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van €6775.

Hier zijn een aantal tips

1. Let goed op de betaaltermijn. Er is in de wet geen minimum of maximum termijn gesteld waarin de factuur voldaan moet worden. Hou wel de maximale 30 dagen aan. Een korter termijn mag ook bijvoorbeeld 14 dagen, vaak worden facturen ook sneller betaald. 

2. Leg de betalingsafspraken schriftelijk vast.

Leg altijd alles schriftelijk vast en bevestig deze via de e-mail of post. Dit scheelt een hoop verwarring en als het nodig is heb je altijd bewijs. Want als je het eventueel mondeling afspreekt over het betalingstermijn, uitstel of een betalingsregeling is het dus erg handig als je de mondelinge afspraak ook schriftelijk vastlegt. 

3. Een betalingsregeling is niet verplicht.

Het is niet verplicht, wettelijk gezien ook niet, om een betalingsregeling aan te bieden. Tuurlijk kan je het wel aanbieden, maar het is dus niet verplicht. Voel je daarom ook niet verplicht om bijvoorbeeld akkoord te gaan met een onredelijke betalingsregeling. 

4. Wees alert op hoe je iets formuleert. Vermeld nooit op een herinnering dat het een ''2e herinnering'' is. Mensen gaan dan misschien makkelijk denken, en denken dan dat er een mogelijke derde herinnering nog komt. Vermeld het daarom als ''Laatste herinnering'', hetzelfde geldt voor ''2e aanmaning'' vermeld dit als ''Laatste aanmaning''.

Maar wanneer schakel je nou een incassobureau in?

Als er na de sommatiebrief nog geen betaling is voldaan schakel dan een incassobureau in. Dan weet de wanbetaler dat dit een serieuze zaak is en dat je niet zomaar met je laat sollen.

Vaak wordt er in de praktijk te lang gewacht met het inschakelen van een incassobureau. Door snel te incasseren is jouw vordering vaak sneller betaald. Vaak zien veel mensen er van af om een incassobureau in te schaken wegens het feit dat ze bang zijn om de relatie met de klant te schaden. Maar eigenlijk moet een relatie van twee kanten komen. Een niet betalende klant is eigenlijk geen klant.

Een belangrijke keuze is of je een incassobureau wilt inschakelen of een incasso advocaat. Ga daarom goed na bij jezelf welke keuze je maakt. Een incasso advocaat heeft vaak meer kennis en kan meer. Dit kan er dus voor zorgen dat de kans groter is dat de incasso slaagt. En ook is een advocaat wettelijk gezien verplicht als je conservatoir beslag wilt leggen, faillissement wilt aanvragen of een vordering hebt boven de €25.000. 

Wat kost het?

Ee zijn wel twee type incasso advocaten. De eerste werkt op basis van uurtarief. En de tweede is een advocaat op basis van ''No cure no pay''.

No cure no pay. De incassokosten die bovenop de vordering komen zijn voor rekening van de debiteur. De incassokosten moeten ''redelijk'' zijn en er mogen alleen kosten in rekening worden gebracht die ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Je betaald alleen als jou zaak succesvol is afgerond. 

Is er na het inschakelen van een incassobureau nog niet betaald? Dan kan het dossier van de wanbetaler worden overgedragen aan de gerechtsdeurwaarder. Dan komt de zaak vervolgens voor de rechter.

Wil jij nou altijd up to date zijn met het versturen van jou facturen en eventuele betalingsherinneringen? Probeer dan Facturi 31 dagen gratis. Met Facturi kan je zorgvuldig jouw eigen factuur maken en versturen en wordt er zelfs een automatische herinnering gestuurd als er niet is betaald. Hoe handig! Dus wacht niet te lang en maak gebruik van Facturi zodat je wanbetalers kan voorkomen!