Hoe maak je een factuur?

Je opdracht is afgerond, tijd om een factuur te sturen naar de klant. Maar hoe maak je eigenlijk een factuur? En waar moet een factuur aan voldoen? Als je voor het eerst een factuur maakt, is dit helemaal nieuw. In deze blog legt Facturi uit hoe je een factuur maakt die aan alle eisen voldoet!  

Wat is een factuur eigenlijk? 

Of je nu zzp’er bent of eigenaar van een groter bedrijf, betalen en betaald worden is voor iedere onderneming belangrijk. Dit wordt gedaan met facturen. Een factuur is een ander woord voor rekening: je stuurt de klant een rekening met een overzicht van jouw geleverde diensten of goederen en het bedrag dat hiervoor betaalt moet worden. Jij als verkoper hiervan, stelt deze rekening op. 

Het is belangrijk dat je dit goed doet, want de belastingdienst stelt strenge eisen aan facturatie. Als er iets mist, kan jij of je klant belastingvoordelen mislopen. Daarnaast functioneert een goed opgestelde factuur ook als een juridisch document, die een bindende overeenkomst tussen jou en je klant vastlegt. Facturen zijn daarom niet alleen belangrijk om je betalingen bij te houden, maar ook om formele stappen te ondernemen wanneer je te maken krijgt met klanten die te laat of niet betalen.

Het verschil tussen een offerte en een factuur

Om onduidelijkheden te voorkomen, wordt er vaak vooraf een offerte gemaakt. Een offerte is een document waarin je een voorstel doet aan de klant met een overzicht over de tijdsduur en prijs van de werkzaamheden. Door dit vast te leggen, weten beide partijen wat er verwacht wordt en zijn er geen verrassingen wanneer de factuur bij de klant aankomt. Kortom, een offerte is een voorstel vooraf en een factuur is een verzoek voor betaling van het geleverde werk. 

Inkoop- en verkoopfactuur

Wanneer je een eigen bedrijf hebt, krijg je te maken met twee verschillende soorten facturen: inkoopfacturen en verkoopfacturen. Het verschil komt al naar voren in de naam. Een inkoopfactuur ontvang je van een ander bedrijf, waarbij jij goederen of diensten ingekocht hebt voor jouw onderneming. Wanneer jij zelf goederen of diensten hebt verkocht aan een klant, stel je vanuit jouw bedrijf een verkoopfactuur op om naar de klant te sturen. 

De ingrediënten van een factuur

Wat moet er allemaal vermeld worden in jouw verkoopfactuur? Hieronder een overzicht met uitleg van informatie die hoe dan ook op de factuur moeten staan. 

Bedrijfsnaam en adres

Bij het maken van een factuur moet je jouw (bedrijfs)naam vermelden. Daarnaast is het ook verplicht om jouw adres op het document te noemen. Meestal wordt deze bedrijfsinformatie bovenaan de factuur geschreven om een duidelijk onderscheid te maken tussen het bedrijf dat de goederen of diensten levert en het bedrijf dat deze ontvangt.

Naam en adres van de klant

Vermeld duidelijk de volledige naam en het adres van de klant. Zorg dat het duidelijk is dat dit de gegevens van de kopende partij zijn. 

Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer

Door het KVK-nummer te vermelden toon je aan dat je officieel staat ingeschreven met je bedrijf bij de KVK. Zo kan de klant ook checken of alles formeel gezien klopt. Het btw-id begint met ‘NL’ en moet ook op de factuur staan. 

Factuurnummer

Elke factuur heeft een uniek nummer. De factuurnummers helpen overzicht te houden wanneer je meerdere facturen verstuurt. Het is belangrijk dat de nummers die je gebruikt opeenvolgend zijn. Als je vorige factuurnummer 14 was, moet je bij het volgende factuur verplicht 15 gebruiken. Je mag de factuurnummers dus niet zomaar verzinnen. Het eerste factuurnummer kun je wel zelf bepalen. Wanneer je met een facturatieprogramma werkt wordt dit automatisch voor je bijgehouden, ook bij Facturi.

Ontvangstdatum

Het is belangrijk om de datum van uitgifte van elke factuur te vermelden. Dit kan de verwarring wegnemen wanneer je dezelfde klant meerdere facturen stuurt. De betaling is namelijk ook vaak afgesproken op een bepaald aantal dagen na ontvangst van de factuur. Als je bijvoorbeeld vraagt dat een klant maximaal 30 dagen na ontvangst van de factuur moet betalen, is het essentieel dat de ontvangstdatum aangegeven is.

Beschrijving van de geleverde goederen of diensten

Beschrijf de geleverde goederen of diensten en de prijs die hieraan hangt. De meest overzichtelijke manier om dit te doen is om elk product of dienst die je levert op een aparte regel te schrijven. In dit overzicht zie je ook hoeveelheden en prijzen terug. Een rij bevat dus de volgende informatie: 

Beschrijving geleverde goederen of diensten

Hoeveelheid of aantal gewerkte uren 

Eenheidsprijs of uurtarief

Overige zaken

Voeg vervolgens eventuele extra kosten toe die gemaakt zijn bij het leveren van de goederen of diensten. Denk aan reis-, verzend- en administratiekosten. Het is aan te raden om deze belastingen en vergoedingen als afzonderlijke posten op te nemen, aangezien er soms ook andere btw-tarieven voor gerekend worden. 

Btw bedragen 

Geef bij elk item duidelijk aan welk btw-tarief geldt (standaard = 21%, laag = 9% of geen = 0%). Het kan voorkomen dat je werkzaamheden hebt verricht tegen een btw-tarief van 21%, maar ook reiskosten hebt gemaakt waar een tarief van 9% gerekend wordt. Door het op elke regel te vermelden, houd je het overzichtelijk. Vervolgens tel je alles op en benoem je het totale btw-bedrag dat de klant moet betalen. De bedragen exclusief btw moeten genoemd worden op de factuur. Bekijk het voorbeeld onder aan deze alinea om te zien hoe alles gemakkelijk en overzichtelijk gepresenteerd kan worden. 

Datum van levering 

De datum waarop je de dienst of het product leverde moet ook genoemd zijn op de factuur. Het is aan te raden je factuur zo snel mogelijk te sturen wanneer je een opdracht afgerond hebt. Dit is niet alleen fijn voor de klant, maar ook belangrijk voor de belastingdienst. Je moet een factuur uiterlijk voor de 15e van de volgende maand versturen, dus de maand nadat je de diensten of producten geleverd hebt. Ter illustratie: wanneer je een opdracht 10 februari 2020 afgerond hebt, moet de factuur hiervoor voor 15 maart verstuurd zijn. Dit is de uitreikingsdatum en deze regel is vastgelegd door de belastingdienst.  

Totaal verschuldigd 

Wat moet de klant uiteindelijk op jouw rekening storten? Zorg dat dit meteen naar voren komt. In Facturi wordt het totale verschuldigde saldo automatisch berekend gebaseerd op de ingevulde vakken. 

Jouw betaalgegevens 

Je kunt hier jouw gewenste betalingsmethode aangeven: voorbeelden zijn een bankoverschrijving, Paypal of creditcard. Voeg vervolgens in de betalingsinstructies toe. Dit doe je door bijvoorbeeld jouw rekeningnummer en de naam van jouw bank te vermelden voor een betaling via een directe overboeking. Bij Facturi kun je zelfs een betaalverzoek sturen, zo hoeft de klant het niet meer handmatig jouw gegevens niet meer handmatig in te voeren. 

Betalingsvoorwaarden

Daarnaast kun je ook betalingsvoorwaarden op een factuur schrijven. Deze worden het vaakst over het hoofd gezien, maar zijn eigenlijk heel belangrijk! Vermeld duidelijk hoe snel de factuur betaald moet worden. Hierover kan je vooraf afspraken maken in een offerte, bijvoorbeeld een betaling vooraf, direct bij levering of met een betalingstermijn. 

Het is in veel gevallen gebruikelijk om te werken met een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst, maar de standaard betalingsvoorwaarden kunnen variëren per bedrijf, klant en industrie waar je in werkt. Wanneer je snel geld wilt ontvangen, kun je een korting aanbieden aan klanten die de factuur direct betalen. Als je met een betalingstermijn werkt, zorg er dan voor dat er een uiterlijke betaaldatum op de factuur staat zodat je zeker weet dat je het geld voor die tijd op je rekening hebt. 

Het is niet verplicht, maar je kunt hier ook aangeven wat de gevolgen zijn als een van beide partijen de overeenkomst breekt. Denk hierbij aan een boete bij late betaling. 

Factuur checklist 

Weet je zeker dat je alle vereiste punten hebt meegenomen in jouw factuur? Loop dit lijstje door voor een laatste check! 

• Je (bedrijfs)naam en adres
• De volledige naam en het adres van de klant
• Je btw-identificatienummer
• Je KvK-nummer
• Een uniek factuurnummer (je factuurnummers moeten elkaar opvolgen: 11, 12, 13)
• De datum waarop de factuur is verzonden
• Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
• Hoeveel uren je rekent of hoeveel producten je levert 
• De datum van levering 
• Het bedrag exclusief btw dat je de klant in rekening brengt
• Het btw-tarief dat berekend wordt
• Het btw-bedrag dat de klant moet betalen
• Jouw betaalgegevens en een uiterlijke betaaldatum 

Voor de meest up-to-date informatie over de factuureisen kun je de website van de belastingdienst bekijken. Er zijn namelijk ook een paar uitzonderingen: wanneer je factuurbedrag inclusief btw lager is dan 100 euro, mag je bijvoorbeeld gebruikmaken van een ‘eenvoudige’ factuur. Deze hoeft aan minder eisen te voldoen, maar vermeld minimaal: 

• De datum waarop je de factuur uitreikt.
• Je naam en adresgegevens.
• Welke goederen of diensten je hebt geleverd.
• Het btw-bedrag.

Ook gelden voor sommige ondernemingen bijzondere regels. Als je bijvoorbeeld deelneemt aan de kleineondernemersregeling, hoef je helemaal niet te factureren. Om na te gaan of er aangepaste regels gelden voor jouw bedrijf, kun je het overzicht van de belastingdienst over aangepaste facturen bekijken. 

Wat als je factuur niet aan de eisen voldoet? 

Als je verkoopfactuur niet alle bovengenoemde informatie bevat die vereist is voor jouw onderneming is het document niet rechtsgeldig. Dit betekent bijvoorbeeld dat jouw klant geen gebruik kan maken van de btw-aftrek. Andersom moet je ook altijd controleren of de inkoopfactuur die je ontvangt voldoet aan de regels. Als je een foutje ontdekt, meld dit dan op tijd bij degene die de factuur gemaakt heeft, zodat het nog gecorrigeerd kan worden. 

Duidelijke opmaak van je factuur 

Het belangrijkste doel van het sturen van een factuur is je klant informeren over welk bedrag betaald moet worden aan jouw bedrijf voor een product of dienst, maar het is ook meteen een visitekaartje van jouw bedrijf. Het is fijn voor de klant als dit duidelijk en overzichtelijk gecommuniceerd wordt, met een persoonlijke touch.

De koptekst moet duidelijk het doel van het document aangeven en door een eigen branding toe te voegen wordt het net wat persoonlijker. Een bedrijfslogo helpt ook enorm voor een professionele uitstraling. Wanneer je deze niet hebt, kun je dit gedeelte leeglaten en met een mooie opmaak alsnog een indruk maken. Dit kan best lastig zijn, daarom heeft Facturi vele templates gemaakt. Er zijn ook mogelijkheden om deze te personaliseren naar de stijl van jouw bedrijf. Zo herkent de klant meteen dat de factuur van jouw bedrijf komt.

Verder is het belangrijk dat je factuur, zoals eerder uitgebreid uitgelegd, alle informatie bevat die de klant nodig heeft. Zo kan de klant de betaling zo snel mogelijk voldoen, dat is wat je uiteindelijk wilt! .

Online factureren

Vroeger was de factuur een papieren document die direct aan de klant gegeven werd of toegestuurd werd via de post. Nu kun je je dat bijna niet meer voorstellen. Bijna alle betalingen gaan tegenwoordig online en ook de facturering wordt digitaal gedaan. 

Je kunt handmatig in word of excel facturen maken en deze elke keer aanpassen bij een nieuwe opdracht of een nieuwe klant, maar dit kan natuurlijk veel efficiënter! Een goed online factuurprogramma scheelt je enorm veel tijd en energie. Door handige templates en automatisering, wordt veel van het werk al gedaan door het programma en heb je ook minder kans om fouten te maken. 

Factureren met Facturi

Vind je het lastig om zelf een factuur op te stellen? Of wil je er gewoon niet zoveel tijd aan kwijt zijn? Dan is Facturi iets voor jou! Met Facturi is factureren een fluitje van een cent. Het is zelfs leuk om te doen. 

Je kunt de templates namelijk helemaal naar je eigen hand zetten, waardoor je merk goed naar voren komt. De software is gebruiksvriendelijk, dus zonder enige voorkennis kun je de mooiste designs maken. Of je kiest er eentje uit onze eigen creaties. Over alle vereiste punten hoef je je geen zorgen te maken, want die zijn al in het template verwerkt. Je hoeft alleen nog de gegevens in te voeren! 

Is je factuur af? Dan zit deze binnen twee klikken in de inbox van je klant. Als je het makkelijk vindt, kun je er ook een betaalverzoek bij sturen, waarna de klant een betaalwijze kan kiezen via Mollie. Zo maak je het nog makkelijker voor de klant om te betalen. Duurt het toch langer dan afgesproken? Bij Facturi kun je instellen dat er automatisch een reminder verstuurt wordt vlak voordat de betaaldatum verstreken is. Mocht de klant hierna nog niet betalen, lees dan onze blog vol tips over hoe je om kan gaan met wanbetalers.

Het bewaren van je facturen 

Je moet de administratie altijd op orde hebben voor een eventuele controle vanuit de belastingdienst. Wanneer de belastingdienst informatie opvraagt, moet je dit redelijk snel kunnen laten zien. Van alle facturen die je verzendt en ontvangt, moet je een kopie bewaren. Je mag facturen en bonnetjes ook inscannen en digitaal opslaan. Deze moet je minimaal 10 jaar bewaren. Het is dus belangrijk dat je dit op een veilige plek opslaat en goed overzicht houdt. 

Bij Facturi heb je alle facturen overzichtelijk op één plek. Je kunt ook een boekhouding programma koppelen aan Facturi. Door een BBC e-mailadres toe te voegen importeer je automatisch je PDF facturen in het boekhoudingssysteem. Dit is mogelijk bij bijvoorbeeld Jortt. Doe onderzoek naar de mogelijkheden en kies een bewaarsysteem dat bij jou past. Je kunt Facturi een maand lang uitproberen voor maar 1 euro!