Het verschil tussen crediteuren en debiteuren

Tips en Uitleg

Crediteuren en debiteuren. Als je een eigen business hebt, heb je deze woorden binnen je boekhouding en administratie absoluut al een keer voorbij zien komen. als ondernemer is het van het grootste belang om je crediteuren en debiteuren goed op een rijtje te hebben. Maar wat is het verschil nu tussen deze twee begrippen? In deze blog legt Facturi je uit wat het verschil is tussen crediteuren en debiteuren en hoe je de crediteuren- en debiteurenadministratie goed op orde houdt en waarom het zo belangrijk is om dit te doen. 

Crediteuren 

Crediteuren zijn je leveranciers, dus degenen die aan jou producten of diensten geleverd hebben. Dit kan van alles zijn. Van het bedrijf dat jouw materiaal bezorgt, maar ook de catering bij een vergadering. Het bedrijf of de persoon aan wie je dit geld verschuldigd bent, is de crediteur. In de boekhouding staan deze nog te betalen bedragen bekend als schuld. Je hoeft dus niet meteen te schrikken als je boekhouder zegt dat je schuld hebt.

Crediteurenbeheer

Het is belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de crediteuren. Het beste kun je systematisch te werk gaan, ook wel crediteurenbeheer genoemd. Als je een factuur krijgt van een crediteur, controleer dan eerst of de gegevens die er op staan, juist en volledig zijn. Controleer of onder andere het te betalen bedrag, de btw gegevens en het factuurnummer erop staan en het is handig om goed naar de vervaldatum te kijken. Natuurlijk is het ook belangrijk om te checken of wat er op de factuur staat wel klopt met wat je gekregen hebt. Let op: als je de factuur betaald hebt, moet je deze nog wel bewaren! Je wordt geacht om alle facturen minstens 7 jaar te bewaren en bij onroerende goederen zelfs 10 jaar. Als je meer wilt weten over facturen, hoe je ze maakt en hoe je ermee om moet gaan, kun je dat lezen in de blog over het maken van een factuur.

Als je vragen of opmerkingen hebt over de factuur, of je hebt om een uitzonderlijke reden niet de mogelijkheid om op tijd te betalen, probeer dan altijd contact op te nemen met de crediteur. Probeer er voor te zorgen dat het niet- betalen zelden voorkomt. Als het vaak voorkomt, kijk dan of je binnen je bedrijf iets kan veranderen, zodat het niet meer gebeurt.

Debiteuren

Dan de debiteuren. Dat zijn de bedrijven of personen die aan jóu geld verschuldigd zijn. In de boekhouding worden ze ‘schuldenaars’ genoemd. Ook bij debiteuren is het belangrijk om alles goed op een rijtje te hebben. Het is niet handig als je een klant die jou nog moet betalen, vergeet. Je kunt dan veel geld mislopen! Daarom is het belangrijk om een goede debiteurenadministratie en een debiteurenbeheer te hebben.

Debiteurenadministratie

Door middel van een debiteurenadministratie krijg je goed inzicht in welke klanten er nog moeten betalen, hoeveel ze verschuldigd zijn en of ze de betalingstermijn wel halen. Om te zorgen dat jouw klanten op tijd betalen, moet je een goed debiteurenbeheer hebben.

Debiteurenbeheer

Een goed debiteurenbeheer houdt in dat je er alles aan doet om jouw klanten op tijd te laten betalen. Er kan iets voorkomen, waardoor de klant onverhoopt niet op tijd kan betalen. In zo’n geval kun je beslissen om de klant extra tijd te geven, om zijn schuld te voldoen. Het kan ook gebeuren dat je te maken krijgt met wanbetalers (link). Hiervoor is een bepaald proces. Zo kun je beginnen met herinneringen en aanmaningen sturen en in het uitzonderlijkste geval zelfs een rechtszaak aanspannen. Je kunt het debiteurenbeheer ook uitbesteden, bijvoorbeeld aan een incassobureau. Die zorgt voor het contact met de betalende klant en kunnen de kansen op betaling door de klant verbeteren. 

Ezelsbruggetjes

Hopelijk heb je, na lezen van het bovenstaande, op een rijtje wat het verschil is tussen crediteuren en debiteuren. Om dit in de toekomst nooit meer te vergeten, hebben we een aantal handige ezelsbruggetjes voor je: 

🡪 V&D: Vorderen = Debiteuren

    C&A: Crediteuren = Afgeven

🡪  De 2e letter van crediteuren is een r, wat staat voor rennen (schuld)

      De 2e letter van debiteuren is een e, wat staat voor eisen

Waarom moet ik het goed op orde hebben?

Het belang van een goede crediteuren- en debiteurenadministratie is groot. Ten eerste moet je namelijk goed weten welke schulden je zelf nog hebt open staan en wat de betalingstermijn daarvan is. Het is vanzelfsprekend ook belangrijk om inzicht te hebben in welke bedragen jij nog moet ontvangen van klanten en wanneer ze dat moeten doen. Het is dus erg belangrijk om crediteuren en debiteuren goed gescheiden te houden! Vroeger deed iedereen dat nog in ordners op papier, maar tegenwoordig gaat het meeste digitaal. Je kunt de crediteuren en debiteuren bijvoorbeeld allebei apart in een overzichtelijk Excel-bestand zetten. Natuurlijk kun je er nog steeds voor kiezen om alles op papier bij te houden, maar digitaal kost het je over het algemeen minder tijd.

Het tweede punt waarom het van belang is, om je crediteuren- en debiteurenadministratie goed op orde te hebben, is dat de belasting, bij een controle, ten allen tijde jouw administratie kunnen inzien. Als je niet op orde hebt waar jouw geld heen gaat of juist hoe jij aan je geld komt, kun je een flinke boete krijgen. 

Boekhoudprogramma

Mocht je na bovenstaande informatie nog steeds moeite hebben met het onthouden van het verschil tussen crediteuren en debiteuren, of met het bijhouden ervan, dan kun je gebruik maken van een boekhoudprogramma. Boekhoudprogramma’s als Silvasoft (backlink) en ficsus.nl (backlink) zijn erg handig en hooggewaardeerd. Zulke programma’s geven de verschillen duidelijk aan of berekenen ze zelf in hun software. Daarnaast kun je je administratie uitbesteden aan een boekhouder of accountantskantoor. 

Een bijkomend voordeel van het gebruik van een boekhoudprogramma, is dat je niet alles volledig uitbesteed en de eenvoudige taken, die niet veel tijd in beslag nemen,  zelf kunt doen. Dit zorgt er, onder andere, voor dat je geld bespaart. Als je een samenwerking hebt met een boekhouder, kun je, door middel van een boekhoudprogramma zelf inzicht houden in wat jouw boekhouder doet om je boekhouding rond te krijgen. 

Als je gebruik maakt van aparte software, zoals een calculatieprogramma of een kassasysteem bij betalingen, is een boekhoudprogramma ook een sterke aanrader. Je kunt daarin namelijk alle programma’s met elkaar koppelen. Als je dan aan het eind van de maand of het kwartaal de gegevens naar je boekhouder door moet geven, scheelt dat jou veel tijd en werk, omdat je de gegevens niet allemaal apart uit verschillende systemen hoeft te halen.

Tot slot

We hopen dat we je, door middel van de informatie in deze blog geholpen hebben bij het snappen van de begrippen crediteuren en debiteuren en dat we je op weg hebben geholpen met het bijhouden ervan. Mocht het je nog niet helemaal duidelijk zijn, wees gerust: In een volgende blog gaan we verder in op boekhoudprogramma’s en wat er allemaal komt kijken bij het op orde houden van je administratie.